Gleich vorneweg: Das ganze Verfahren kann noch nicht vorgestellt werden. Wir erstellen den Beitrag für Elternvertreter und Eltern. Die in der Vorlage der Stadt verwendeten Begriffe haben wir für die Verständlichkeit vereinfacht. Wenn es um einen Schulspeiseanbieter, Essensversorger oder Rahmenvertragsanbieter geht, nennen wir ihn hier stets Versorger.

Zur Vorgeschichte

Ausgang ist die Neuregelung der Vergabeverfahren aus 2014. 2016 wurde  europäisches Recht in nationales gewandelt. Damit gibt es jetzt ein europaweit einheitliches Vergaberecht für öffentliche Träger. Es muss die Gleichheit in der Bewertung hergestellt und Diskriminierung vermieden werden. Die Vergabe muss transparent und im Nachhinein nachvollziehbar sein. Eine objektive Bewertung der Bieter muss gewährleistet sein.

Was bleibt gleich zum bisherigen Verfahren?

Die Regellaufzeit beträgt zwei Jahre mit zweimaliger Option den Versorgungszeitraum  für jeweils zwei Jahre zu verlängern. Maximal kann ein Anbieter bis zu 6 Jahre eine Schule mit Essen beliefern.

Neu ist

Verbleibt der Versorger in der Rahmenvereinbarung, bleibt er auch in der Ausschreibung für alle Schulen.

Wenn ein Versorger gegenüber einer Schule seine Leistung nicht erfüllt, kann die Schule den Versorger abmahnen und kündigen. Wenn der Versorger wegen Nicht-Leistung von der Schule gekündigt wird, steht dieser Versorger in einem neuem Auswahlverfahren nicht zur Verfügung.

Ein erster Schritt ist schon 2018 erfolgt

Die Schulen hatten im letzten Jahr per Schulkonferenz beschlossen, welche Zubereitungsart, welche Möglichkeiten kann die Ausgabeküche und der Speisesaal. Die Hauptunterscheidung ist in:

1. Los für Tief-/Kühlkostsystem auch Cook&Freeze und Cook&Chill genannt. 8-10 Unternehmen

2. Los Warmkostsystem auch Cook&Hold genannt 15-20 Unternehmen

Zweiter Schritt bis zu den Oktoberferien 2019

Als erstes wird ein Teilnahmewettbewerb geführt, zu dem sich Versorger bewerben können. Unternehmen werden auf Eignung geprüft und zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Dann werden Rahmenvereinbarungen mit den Versorgern geschlossen. Es gibt die Möglichkeit Leistungen nachzuverhandeln.

Bis zu den Herbstferien wird über ein Gewichtungsmodell entschieden. Dieses ist in fünf Kategorien eingeteilt. Jede Kategorie ist mit einer Prozentzahl versehen. Der Beschluss ist dann verbindlich bei der Bewertung der Versorger. Es stehen sechs Gewichtungsmöglichkeiten zur Verfügung.

 

Unter den Kategorien sind folgende Angebote zu verstehen (Beispielhaft)

⃝     Kategorie 1 Vielfalt

• Zwei Musterspeisepläne über 4 Wochen. Eine Line ist DGE. Mindestanforderungen sind immer zwei Linien. Jede weitere Menülinie ist ein mehr an Angebot.
• Angabe der Art der Menülinien bspw. vegetarisch, Bio, Pasta usw.
• Zusatzangebote des Unternehmen bspw. Free Flow, Beilagenwahl usw.
• Weitere Angebote: Salattheke, Buffetform, Spontanesser, Lunchbox …

⃝     Kategorie 2 Lebensmitteleinsatz

• Anteile saisonaler Bezug, ökologische Landwirtschaft, Bio, artgerechte Tierhaltung, Fairtrade Angabe des prozentualen Anteils der verwendeten Lebensmittel, gemessen am täglichen Gesamtwareneinsatz pro angebotener Menülinie
• Angabe des prozentualen Anreiz der verwendeten Lebensmittel, gemessen am täglichen Gesamtwareneinsatz pro angebotener Menülinie
• Angabe zu Lebensmitteln aus ökologischem Anbau, saisonaler Bezug, Faire Traide

⃝     Kategorie 3 Erweitertes Angebot

• Getränkeangebot, Pausenversorgung, Frischetheke, Sportfestversorgung etc.
• Unternehmensspezifische Versorgungsleistungen bspw. themenbezogene Aktionswochen, Möglichkeiten zur Mitgestaltung der Speisepläne durch die Schule, alle Angebote des Unternehmen, welche zusätzlich zur Versorgung angeboten werden bspw. Versorgung bei schulischen Veranstaltungen, Kochprojekte mit Schülern o.ä.

⃝     Kategorie 4 Kundenbetreuung

• Angaben zum Bestellsystem
• Ansprechpartner für Schulen
• Maßnahmen im Sinne des Qualitätsmanagements

⃝     Kategorie 5 Menüpreis

• Angabe der Portionspreise für jede Menülinie sowie aller angebotenen Zusatzangebote

 

Tipps zur Findung des geeigneten Wichtungsmodells je Schule

Eine Befragung in der Elternschaft: Durchführung online oder per Zettel.

Einen entsprechenden Zettel könnt ihr euch hier runterladen. Von den Eltern den unteren Abschnitt abgetrennt mit dem Kreuz in einer Spalte des Gewichtungsmodells zurückgeben lassen. Die Spalte wählen, die die Eltern am meisten angekreuzt haben.

• Download Dokument in PDF Vorlage zum Ausfüllen 
• Vorlage Elternanschreiben Schulspeisung Gewichtungsmodell zum Bearbeiten
  

In der Schulkonferenz

Als erstes die Kategorie 5 bestimmen. Auf Grundlage dessen sich für Gewichtungsmodell a oder b entscheiden.

 

Ausblick auf den dritten Schritt:

Direkte Auswahl der Versorger der Schule kommt im Februar bis März 2020.

Dann kommen die anonymisierten Angebotsinformationen. Enthalten sind alle relevanten Angaben zum Leistungsportfolio eines Versorgers, welche im Zusammenhang mit den zu vergebenen Leistungen stehen.

Bewertung erfolgt nach Schulnoten von 1 bis 6. Pro Anbieter werden es mehrere Seiten an Informationen sein, die in der Schulkonferenz zur Verfügung stehen.

• Zuletzt kommt als Beispiel raus

Versorger A 3.55

Versorger B 2.40

Versorger C 1.55

Versorger D 2.00

Versorger E 1.70

…

Erstwunschversorger ist damit Versorger C

Soweit alles klar?

FAQ

Hier sammeln wir Fragen aus der Elternschaft und beantworten sie Stück für Stück.

Also angenommen, ich finde Versorger A beim Preis am besten, weiß ich dann beim Lebensmitteleinsatz welcher Text zu Versorger A gehört? Würde das bedeuten, wenn ich gern Versorger A haben will, gebe ich ihm einfach immer die Note 1? Dann würden die ganzen Gewichtungsmodelle nur wenig sinnvoll sein, oder?

Die Versorgerinformation eines Versorgers erfolgt in 5. Kategorien. Damit wird kann nicht nur die einzelne Leistung, sondern auch der ganze Versorger betrachtet.

Das Gewichtungsmodell ist Grundlage für die Kalkulation der Versorger, bevor sie ihr Angebot gegenüber der Stadt abgeben.

Muss die Schule am Vergabeverfahren teilnehmen?

Möchte eine Schule jedoch bei dem Vergabeverfahren nicht mitmachen, ist das kein Problem. Dann wählt die Stadt mit gleichem Verfahren den Versorger für die Schule. In der Schule Mittag zu essen, steht jedem Kind frei. Auch kein Elternteil kann gezwungen werden, Mittagessen für sein Kind zu bezahlen. Kann man so machen, aber ob das dann auch so gut ist? Wenn wir an der Stelle eine  Schulsozialarbeiterin zitieren dürfen: „Die Hälfte der Probleme, der sie sich täglich in der Schule widmen darf, würden gar nicht erst entstehen, wenn die Kinder mit was im Magen in die Schule kommen und mittags was in der Mensa essen könnten.“

Es gibt Schulen, die fast gar keine Esser haben, weil der Schulclub einen guten Gastrobereich hat. Was da jetzt angeboten wird, können wir nicht sagen. auch nicht, inwiefern der Club der Empfehlung der deutschen Gesellschaft für Ernährung DGS für eine ausgewogene Ernährung folgt.

Was ist, wenn die Leistungsfähigkeit eines Versuches überschritten wird?

Wird ein Versorger im hohen Maße nachgefragt und kann dieser das Angebot nicht leisten, wird einerseits nachgefragt, ob er doch noch leisten kann. Ist dies nicht möglich, werden die Versorger im Losverfahren den Schulen zugeordnet.

Schulen die ihren Erstwunsch-Versorger dadurch nicht gewinnen, werden automatisch den Versorger Nummer 2 erhalten. Fällt auch dieser aus, ist immer der jeweilige Nachfolger der nächste Versorger.

Was ist mit Essen für Allergiker?

Diese zählen mit in die Kategorie 1, wie koscheres Essen und so weiter.
Die meisten Anbieter können jedoch nicht Essen anbieten, dass Allergien berücksichtigt. Dazu bräuchten sie extra komplett ausgestattete Küchen. Daher kaufen sie die Essen fertig ein. Wie frisch die dann jeweils sind, können wir nicht sagen.

Wird es Feedbackbögen für die Bewertung der Versorger geben?

Ja. Näheres kommt noch.

Wie wird das mit dem Personal sein, können wir unsere Essensausgabe behalten?

Personalentscheidungen sind dem Versorger vorbehalten. Er ist jedoch gut beraten, das Personal zu übernehmen, sofern der aktuelle Arbeitgeber des Mitarbeiters und der Mitarbeiter zustimmt.

Welche Vorgaben macht die Stadt den Essensanbietern generell?

Noch ohne Antwort.

Leistung nach Essen und die Vorgaben der DEG.

Wie kann der Versorger gekündigt werden?

Kann der Versorger nicht leisten, was er versprochen hat, ist die Kündigung möglich. Wie generell üblich, liegt die Beweislast beim Kunden. In unserem Falle der Esser. Nicht-Leistung muss dokumentiert werden. Entweder von den Betroffenden selbst.

Über Fragebogen wird es eine regelmäßige Beurteilung des Versorgers geben.

Was passiert nach der Kündigung des Versorgers?

Ist der Versorger gekündigt. Beginnt das Verfahren von neuem. Nur in dem Fall, das der Versorger nicht leisten kann, ist der nächste Versorger an der Reihe.

Welche Verträge schließt die Stadt Leipzig mit den Leistungserbringern?

Mit dem Gewichtungsmodell gehen wir den zweiten Schritt in einem dreistufigen Verfahren. Die Stadt Leipzig wird eine Rahmenvertragsvereinbarung mit Versorgen eingehen. Das gibt einer Schule die Möglichkeit, einen bestimmten Versorger abzulehnen, den aber eine andere Schule aber unbedingt haben will. Mehr können wir hierzu noch nicht sagen.

Warum kann nicht jede Schule einzeln ausgeschrieben werden?

Immer dann, wenn das Ausschreibungsvolumen eine bestimmte Anzahl an Euros (ändert sich jedes Jahr) übersteigt, ist der öffentliche Träger verpflichtet, eine Ausschreibung nach EU-Norm zu machen. Natürlich hätte die Stadtverwaltung auch kleinere Lose zusammenstellen können. Z.B. nur die Grundschulen oder nur die Oberschulen oder die Gymnasien usw. Wir sind jetzt keine Experten für Vergabeverfahren, jedoch kann man sich vorstellen, dass es als Versorger einfacher ist, eine Schule mit 500 Essern, als denn eine Schule mit 20 Essern zu versorgen. Damit wären z. B. die meisten Oberschulen wohl nur mit ein oder zwei Anbietern zur Auswahl geblieben. In der Umfrage im letzten Jahr war es den Eltern wichtig, dass sie möglichst zwischen vielen Essensanbietern entscheiden können.

Ist es den Eltern einer Schule möglich einen eigenen Essensanbieter außerhalb des Vergabeverfahren zu beauftragen? Entsprechend dem Grundrecht auf Selbstbestimmung.

Sobald eine Schule keinen öffentlichen Träger hat, kann sie ihren Versorger selbst festlegen. Öffentliche Einrichtungen müssen sich dem Vergabeverfahren unterordnen. Sollte jedoch das Essensangebot außerhalb der Schule sein, ist das schon wieder eine ganz andere Geschichte.

Wie hoch ist der Schwellenwert des Auftrages zur Ausschreibung? Ist entscheidend für das Vergabeverfahren.

Der aktuelle Schwellenwert liegt bei 221.000. Die Stadt Leipzig hat alle öffentlichen Schulen zusammengefasst. Damit soll vermieden werden, dass eine Schule keinen Versorger erhält.

 

Welchen Vertragsinhalt haben die Verträge der Stadt Leipzig mit dem Leistungserbringer und welche besonderen Verpflichtungen ergeben sich hieraus für den Leistungserbringer? (Recht auf außerordentliche Kündigung bei nicht Erfüllung)

Welche Verträge die Stadt Leipzig mit den Versorgern abschließen wird erfahren wir, wenn das Vergabeverfahren veröffentlicht wird. Wir haben dazu unsere Wünsche vorgetragen. Leistungsnichterfüllung ist ein ganz wichtiges Thema für uns. Inwiefern diese Berücksichtigung finden werden, daran bleiben wir dran.

 

 

Eure Frage ist noch nicht gelistet? Bitte an schulspeisung@ker-leipzig.de senden.

 

Quelle: Präsentation Speisenversorgung an Schulen in Trägerschaft der Stadt Leipzig

 

Beitrag von Petra Elias